Glömmer du den mest uppenbara GDPR-utmaningen?

En viktig orsak är att företagen kan få stora böter upp till 20 miljoner euro eller 4% av årliga intäkterna om regleringsbrott upptäcks.

De allvarliga konsekvenserna med brott mot GDPR står högst upp på agendan bland chefer, ägare och styrelser. Men frågan är om dom och deras rådgivare förbisett den mest uppenbara GDPR-utmaningen?

Arbetet med att följa de nya reglerna har främst inriktats på hantering av digital data. Hur samlar och lagrar man sin data, vilka godkännanden måste man ha från kunder, och inte minst hur man skyddar sig ifrån att fel personer kommer åt personuppgifter.

När vi på Acco Brands i Sverige och andra europeiska länder talar med våra kunder, får vi intrycket att ett stort antal företag helt eller delvis förbiser den största och mest omfattande källan till dataintrång då de flesta företag lagrar och bearbetar data på papper – parallellt med digital förvaring. Även om pappersförbrukningen går ner är den fortfarande väldigt stor! Samtidigt ökar mängden information vi har tillgång till.

Förr kunde ett kundkort bestå av namn, adress och liknande. Idag finns det omfattande information tillgängligt om kunder och partners, och kan omfattas av de nya reglerna. En undersökning som genomfördes av Storbritanniens datatillsyn år 2016, visade att 40% av alla dataöverträdelser kan hänföras till pappersdokument. God datasäkerhet hjälper inte om de anställda slänger konfidentiella dokument i papperskorgen eller pappersbehållare. Det krävs inte så mycket för att “hacka” en pappersbehållare!

Allvarligt kan det också vara om egen personal, städare, hantverkare eller andra som passerar genom företaget kan få tillgång till känslig information som de i värsta fall missbrukar eller säljer till andra. Bötesbeloppet bör vara avskräckande i sig, men förlust av rykte, kunder och investerare förlorar förtroende för verksamheten. Lyckligtvis är lösningen ganska enkel – eliminera denna risk genom att säkerställa att papper med känslig information inte ligger synligt eller hamnar bland vanligt skräp – makulera dina dokument innan de hamnar i orätta händer.