Att köpa in ny programvara kan påminna om att inleda en ny relation.
Du har blivit besviken tidigare och nu vill du att allt ska bli perfekt. Därför vill du lära känna din potentiella partner ordentligt och samtidigt ha möjlighet att avsluta relationen så odramatiskt som möjligt om den inte skulle visa sig fungera.
Att köpa programvara genom ett traditionellt licensavtal är däremot ett långsiktigt åtagande som du kanske inte är redo för riktigt ännu. En molnbaserad lösning är mycket mer flexibel, men det finns fortfarande ett par saker som du behöver säkerställa.
I den här bloggen kommer jag att lista sex viktiga punkter som du bör kontrollera innan du väljer din lösning för kassaflödesprognostisering.
1. Säkerställ att lösningen har de nyckelfunktioner som du behöver
Kontrollera att applikationen för kassaflödesprognostisering stödjer dina viktigaste processer. Skapa en lista över nyckelfunktionerna du behöver och ange prioriteringsordning. På så sätt får du en kravspecifikation som du kan använda för att beräkna hur ändamålsenliga olika lösningar är.
Vissa funktioner är måsten i alla lösningar för kassaflödesprognostisering, och dem är det ingen idé att ta med i den här beräkningen. Det gäller bland annat stöd för flera valutor, automatisk konsolidering av prognoser, dag-/vecko-/månadsöversikt etc.
Fokusera i stället på att lista de funktioner som har stor betydelse för kvaliteten på dina kassaflödesprognoser och som kanske inte finns i alla lösningar, till exempel:
- spårning av overksamt kapital,
- spårning av faktiska resultat,
- kassaflödesstatus,
- policy för betalningsdatum,
- stöd vid försenad betalning.
2.Säkerställ att lösningen har (nöjda) användare
Du bör förhålla dig sunt skeptisk till alla de superlativ som leverantören själv basunerar ut. Det som verkligen betyder något är att lösningen har en befintlig användarbas. Om användarna rekommenderar lösningen och ställer upp på bild bredvid citatet är det sannolikt att de är verkliga, nöjda kunder.
3. Säkerställ att du kan testköra lösningen
Även om lösningen har alla nödvändiga nyckelfunktioner och nöjda användare vill du kunna testköra den.
När du påbörjar testfasen är det viktigt att ta ställning till om själva startprocessen har planerats på ett bra sätt. Lösningen ska guida dig genom implementeringsstegen på ett logiskt sätt och i rätt ordning.
Kontrollera därefter under själva testperioden att alla de funktioner som du listat finns med och är enkla att använda. Ju mer användarvänlig lösningen är, desto mindre motstånd kommer du att stöta på när den implementeras i hela organisationen.
Kom även ihåg att kontrollera om de integrationer du behöver är enkla att upprätta.
4. Säkerställ att du känner till slutpriset
Ibland kan det vara svårt att se det totala priset för en lösning, särskilt om det handlar om ett traditionellt licensavtal där priset kan bestå av flera olika komponenter. Du kanske betalar separat för applikation, underhåll, uppdateringar och support. Vissa leverantörer debiterar dig till och med varje gång du kontaktar supporten!
Om applikationen installeras på dina servrar medför det en mängd interna kostnader, bland annat för nödvändig hårdvara, programvara och underhåll.
Du ska bara behöva betala en fast månadsavgift som inkluderar allt – utan överraskningar!
Molnbaserad prissättning är mycket enklare. Du ska bara behöva betala en fast månadsavgift som inkluderar användningen av lösningen, underhåll, supporttjänster och versionsuppdateringar. Dessutom bör du kunna köpa ett paket med implementeringssupport till ett fast pris.
5. Säkerställ effektiv support
Under en testperiod får du en god uppfattning om hur bra implementeringssupporten fungerar. Dessutom bör du säkerställa att den löpande supporten håller samma höga nivå.
Leverantören bör ha en supportavdelning som kan hjälpa användarna antingen via e-post eller telefon. Säkerställ dessutom att supporten inte medför extra kostnader. Ibland tar traditionella programvaruleverantörer extra betalt för support även om de faktiskt erbjuder en molntjänst.
Ta även reda på hur leverantören hanterar eventuella problem och hur ofta kunderna får information när de uppstår.
6. Säkerställ att det är smärtfritt att göra slut
Oavsett hur väl du förbereder dig kan det hända att du inser att du hade kunnat få något bättre. Din leverantör kanske satsar mer på att skaffa nya kunder än att behålla de gamla.
Om du tar hänsyn till de här sex punkterna kan du lugnt inleda en relation med en ny lösning för kassaflödesprognostisering. När du väljer en modern molnbaserad lösning kan det liknas vid ett starkt äktenskapsförord som säkerställer att du inte drabbas av alltför stora konsekvenser om relationen inte skulle fungera.
Timo Hämäläinen, CFO på Analyste
Har arbetat med utmaningarna inom kassaflödesprognostisering i mer än 25 år.
