Möten, möten och åter möten och protokoll hit och dit för att kunna kontrollera att allt man sagt verkligen blir gjort. Men behövs verkligen alla dessa möten och protokoll?
Som chef och ledare till bringar man i snitt 50–80 procent av arbetstiden i möten vilket innebär att en chef och ledare kan räkna med att 25 år av arbetslivet består av möten.
Trots detta är det få chefer och ledare som har en enda timmes utbildning i ämnet. Det betyder att alltför mycket tid går åt till dåliga möten, säger Heléne Arvidsson, vd för möteskonsult företaget Gr8 meetings.
Hon konstaterar att möteskulturen ofta inte är ett vd-ansvar. I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten.
En bra möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga. Genom en hållbar möteskultur skapar man snabbare resultat.
Hon menar att man för att få till stånd en bra möteskultur måste ifrågasätta och komma bort från ett slentrianbeteende. Att ha en viss typ av möten för att det alltid varit så.
På Ledningsgruppsdagen, som arrangerades tidigare i år av Vd-tidningen, där hon presenterade olika verktyg för att få bort onödiga möten, ifrågasatte Heléne Arvidsson bland annat varför man ska föra protokoll på alla möten.
– Jag märkte då att det var många var som blev provocerade av detta.
Men protokoll behövs inte alltid i ett företag där man litar på att det som bestäms på mötena också blir gjort. I vissa fall krävs naturligtvis också ett formellt protokoll men det gäller definitivt inte för alla möten. Hon konstaterar att om man inte har en fast sekreterare så är det i regel ingen som vill skriva protokollet.
Under mötet är då den som skriver protokollet oftast inte alls med i diskussionen eftersom denne måste fokusera på skrivandet. Då tappar man bort den personens idéer och tankar, säger Heléne Arvidsson.
EN HÅLLBAR MÖTESKULTUR
Hon betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.
En hållbar möteskultur får en positiv påverkan på den sociala arbetsmiljön. I bra möten tar man tillvara på kreativiteten och engagemanget hos medarbetarna och det kan ibland dödas genom skrivande av protokoll som ingen är intresserad av att läsa senare.
Heléne Arvidsson konstaterar att möten är kulturbärande.
Det betyder att goda och dåliga vanor på arbetsplatsen har en tendens att manifesteras och befästas i mötet. Den skicklige mötesledaren skapar bättre och mer inkluderande möten och därmed bättre och mer inkluderande organisationer. Interna möten är den viktigaste kommunikationskana len hos ett företag.
Heléne Arvidsson betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har. Hon har sett att alltför många företag har en kultur där det hålls oplanerade möten och där det ”skjuts från höften” och där låg kvali tet kompenserar med hög kvantitet.
Fler och fler företag har dock börjat inse värdet i att utnyttja och optimera det som ofta stjäl upp till sju veckor per anställd och år. Grunden är att rätt per soner ska vara kallade. Dessa ska veta varför de är kallade och vad de förväntas bidra med, avslutar Heléne Arvidsson.
Fem steg för att skapa en hållbar möteskultur
Gör er möteskultur till en ledningsstrategisk fråga och ansvar där det är tydligt att ledningen premierar och värdesätter er möteskultur.
Ta fram spelregler eller riktlinjer för era möten, säkerställ att ni levandegör era värderingar och önskvärt beteende i era möten.
Inventera och kartlägg befintliga möten där ni säkerställer att mötena har en tydlig koppling till er affärs och verksamhetsplan.
Se över era utbildningsprogram så att chefer och mötesledare får kompetens inom mötesledning.
Låt inte er möteskultur vara en egen process eller ett projekt, integrera er möteskultur i era befintliga strukturer.
Skrivet av Lars Westerlund åt VD tidningen
