Möten i öppna kontorslandskap är stort störningsmoment på kontoret

Vardagen på kontor fylls allt mer med korta och spontana möten där färre personer deltar.

Möten i öppna kontorslandskap är stort störningsmoment på kontoret 1
Eeva Terävä, chef för arbetsplatsutveckling på Martela

Samtidigt upplevs just möten i närheten av ens egen arbetsyta som ett stort störningsmoment. En undersökning med 7000 kontorsarbetare från Finland, Sverige och Norge visar att hela 56 procent störs av att jobba i kontorslandskap. Det överlägset största störningsmomentet är kollegors prat (55 procent) följt av kollegors telefonsamtal och frågor.

Fel temperatur, luftkvalitet och oljud från fastigheten är andra mindre störningsmoment på kontoret.

Möten tar upp mycket av vår arbetstid. Enligt Martela Insights tillbringar fler än 60 procent av kontorsarbetare minst en timme i möten varje arbetsdag. Var femte kontorsarbetare har möten i mer än tre timmar om dagen.

Att strukturer för möten har förändrats, i såväl antal som syfte, förknippas med en större förändring i sättet att arbeta. Eftersom det blir allt vanligare att arbeta på distans blir också det fysiska mötet mer värdefullt. Diskussioner som är väsentliga för att komma framåt i arbetsprocesser hålls i större utsträckning när vi träffas på kontoret.

– Flera av dessa möten är interna och sällan schemalagda. De spontana diskussionerna är mycket viktiga för produktiviteten och för att arbetet ska flyta på, men det finns även negativa konsekvenser. De hålls ofta vid arbetsstationer och i korridorer och blir ett mycket störande moment för andra på kontoret, säger Eeva Terävä, chef för arbetsplatsutveckling på Martela.

Vi har fler möten med färre deltagare

Studien visar vidare att vi håller fler möten med färre deltagare vid varje möte. Cirka 35 procent av de som arbetar på kontor har möten minst en gång om dagen där bara två individer deltar. Endast 15 procent har möten med tre till fyra personer minst en gång om dagen, och mindre än fyra procent har möten med fler än fem deltagare.

– Antalet personer i ett möte matchar sällan mötesrummets storlek. Även om de flesta möten bara involverar två personer och eventuellt fler på länk, är konferensrum fortfarande anpassade för minst sex personer, förklarar Eeva Terävä.

På kontor är mötesrum ofta placerade till ett och samma område och tillgängligt för kundmöten. Det betyder att de ofta placeras långt ifrån våra arbetsplatser vilket minskar möjligheten för snabba interna diskussioner eller möten. Dessutom behöver mötesrum ofta bokas i förväg, vilket inte alltid är optimalt då behov kan uppstå snabbt.