Krav på e-handel vid upphandling

Varje år köper staten, regionerna och kommunerna in varor och tjänster för hundratals miljarder genom offentlig upphandling.

Krav på e-handel vid upphandlingTill skillnad från privata inköp finns det regelverk som styr hur den offentliga sektorn får göra inköp. Ett av kraven som tillkommit på senare år är att e-handel i någon form måste finnas.

Handledning för att ge stöd

SFTI, Single Face To Industry, kom i november 2020 med en ny uppdaterad version av en handledning för att ge stöd till upphandlande myndigheter och enheter när de ska ställa krav på e-handel i samband med upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader.

Bakom SFTI står Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Kammarkollegiet, Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Upphandlingsmyndigheten. SFTI skapades för att det fanns ett behov av en organisation med företrädare för både offentliga köpare, leverantörer av varor och tjänster samt IT-systemleverantörer som ska implementera standarden som SFTI rekommenderar.

Standardiserade meddelanden

Om standardiserade meddelanden används vid informationsutbytet mellan respektive e-handelssystem kan båda parter dra nytta av fördelarna med en effektiv digital affärsprocess. Handledningen ger stöd för att utvärdera den egna organisationens förutsättningar, analysera vilka e-handelsmeddelanden som kan vara aktuella för till exempel fakturor, order, leveransaviseringar och katalog, samt att utforma kraven i upphandlingsdokumentet.

EU arbetar för att digitalisera inköpsprocessen för att få alla olika faser från elektronisk annonsering till fakturahantering att ske automatiskt med elektroniska metoder.

Obligatorisk e-fakturering

Sedan april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Detta infördes för att effektivisera offentlig förvaltning inom hela EU. Användandet av e-fakturor anses minska myndigheternas hanteringskostnader och undvika felaktigheter. Lagen omfattar alla inköp, även direktupphandling. Dock undantas de fall som omfattas av sekretess.

SFTI rekommenderar att fakturan skapas i formatet Peppol BIS Billing 3, från 1 april 2021 rekommenderas inte längre formatet Svefaktura för offentliga köpare och deras leverantörer.

Tänk på att en PDF-faktura inte är samma sak som en e-faktura.

Alternativa sätt att e-handla

E-handel är vi alla lite olika vana vid, det finns de företag som var med i början redan på 90-talet och de som ännu inte tagit klivet. Det kan finnas flera olika sätt att e-handla med den upphandlande myndigheten eller enheten även om ett färdigt e-handelssystem inte finns på plats. Det gäller att fundera på vilken lösning som blir mest kostnadseffektiv och vara medveten om att de manuella momenten ökar om e-handeln inte är på plats fullt ut.

E-handelskravet kan se olika ut beroende på vem det är som upphandlar, är det en myndighet eller enhet som tidigare har en fungerande process för e-handel så är det troligare att ett mer avancerat system för e-handel efterfrågas för att kunna göra inköpen som man numera är van vid. Då kan även tidsfristen för att ha en fungerande lösning på plats vara kortare, jämfört med om en helt ny e-handelslösning ska tas fram där leverantörerna kan ges mer tid i avtalet för att presentera en mer integrerad e-handel. Det finns även möjlighet i upphandlingen att gynna de som kan erbjuda mervärdet som e-handel skapar för organisationen.

Är ni intresserade av att vara en del av den här inköpsprocessen så är det viktigt att ni erbjuder e-handel på något vis som försäljningskanal. Genom att använda e-handel kan hela processen från upphandling, beställning, betalning och uppföljning effektiviseras och onödig administration kapas.

Punchout-lösning

Många företag kräver i dag att en order går genom deras eget inköpssystem och då kan en så kallad punchout-lösning vara ett sätt att förenkla inköpen för den här typen av kunder. Punchout är en teknik som gör det möjligt för inköpssystem att samverka med e-handelsbutiker. Allt fler leverantörer väljer att integrera sin e-handel mot kundens inköpssystem för att öka försäljningen och erbjuda en mer personaliserad inköpsprocess, läs gärna mer om punchout-lösningar.